Resposta direta: a proforma invoice (fatura proforma) é o documento que o exportador emite antes do embarque para formalizar a proposta de venda: produtos, quantidades, preços, Incoterm, prazo, forma de pagamento e dados bancários. Na prática, é com base nela que o importador confere o pedido, aprova e faz o pagamento antecipado ou abre o processo de câmbio. Ela não substitui a fatura comercial (commercial invoice): a declaração de importação é instruída com a via original da fatura comercial, assinada pelo exportador (Regulamento Aduaneiro, art. 553, II), que precisa conter as indicações do art. 557. Essas regras são as da declaração de importação (DI) no Regulamento Aduaneiro e na IN SRF nº 680/2006: segundo a Receita Federal, a fatura pode ser assinada pelo exportador ou seu representante legal, e é aceita como primeira via a fatura emitida por processo eletrônico que traga expressamente essa indicação. Na Duimp, a apresentação de documentos segue os procedimentos próprios do Portal Único; confirme com o despachante. Por isso, a regra prática é: tudo o que estiver na proforma deve ser conferido antes de pagar e reproduzido sem divergência na fatura comercial e nos demais documentos do embarque. A proforma também aparece em procedimentos oficiais: no pedido de ex-tarifário, por exemplo, o MDIC exige a fatura proforma do bem a ser importado (Resolução Gecex nº 512/2023, art. 4º, III).
A proforma é a ponte entre a negociação e o embarque. A escolha do fornecedor vem antes, em como encontrar fornecedor na China; o processo completo está em como importar da China.
O que é proforma invoice
“Proforma” vem do latim pro forma, “por formalidade”. A proforma invoice é uma fatura preliminar: tem a cara de uma fatura, mas é emitida antes de a venda se concretizar, para que o comprador saiba exatamente o que vai receber e quanto vai pagar.
Ela não tem um modelo definido em lei brasileira. É um documento comercial entre as partes, mas, como tudo o que ela contém vai parar na fatura comercial e na declaração de importação, convém tratá-la com o mesmo rigor.
| Pergunta | Resposta curta |
|---|---|
| Quem emite? | O exportador (vendedor estrangeiro) |
| Quando? | Depois da negociação e antes do pagamento e do embarque |
| Para quê? | Formalizar a proposta, aprovar o pedido e instruir o pagamento |
| É documento de despacho? | Não. O despacho usa a fatura comercial original (RA, art. 553, II) |
| Pode mudar? | Sim, enquanto não houver acordo; cada mudança deve gerar nova versão |
Para que serve a proforma na importação
A proforma costuma cumprir quatro funções:
- Fechar o pedido. O importador confere e aprova (muitas vezes assinando e devolvendo) a proforma, que passa a ser a referência do acordo.
- Instruir o pagamento. Traz o valor, a moeda, as condições e os dados bancários do exportador. A remessa ao exterior é feita por contrato de câmbio em instituição autorizada, conforme a Lei nº 14.286/2021 (marco cambial).
- Planejar o custo. Com o preço, o Incoterm e o volume, dá para estimar frete, seguro, tributos e despesas de chegada. Cada termo está explicado no guia de Incoterms 2020.
- Servir de base para procedimentos. Pedidos de licença, de ex-tarifário ou de financiamento podem pedir a proforma como documento de apoio.
Proforma invoice x commercial invoice
A diferença mais importante é o momento e o efeito:
| Ponto | Proforma invoice | Commercial invoice (fatura comercial) |
|---|---|---|
| Momento | Antes do pagamento e do embarque | No embarque |
| Natureza | Proposta ou confirmação de pedido | Documento da venda realizada |
| Uso no despacho aduaneiro | Não instrui a declaração | Obrigatória, em via original assinada pelo exportador (RA, art. 553, II) |
| Conteúdo mínimo | Definido pelas partes | Definido pelo RA, art. 557 |
| Pode ter valores diferentes? | Pode mudar antes do acordo final | Deve refletir a venda efetivamente realizada |
Uma terceira peça costuma aparecer junto: o packing list (romaneio de carga), que detalha volumes, pesos e conteúdo de cada caixa. Ele instrui o despacho “quando aplicável”, segundo a página da Receita sobre os documentos instrutivos.
O que conferir na proforma antes de pagar
A melhor forma de conferir é usar como régua o que a fatura comercial vai precisar ter. O art. 557 do Regulamento Aduaneiro lista as indicações obrigatórias. A tabela abaixo mostra o que conferir na proforma para que a fatura saia certa:
| Campo da fatura comercial (RA, art. 557) | O que conferir na proforma |
|---|---|
| Nome e endereço completos do exportador (I) | Razão social e endereço do exportador; confira o beneficiário bancário com a proforma, a identidade do exportador e os demais documentos (veja “Dados bancários” abaixo) |
| Nome e endereço completos do importador e, se for o caso, do adquirente ou encomendante (II) | Razão social e endereço da sua empresa exatamente como no CNPJ |
| Especificação das mercadorias, com denominação própria e comercial (III) | Descrição completa: material, função, modelo, dimensões; nada de “acessórios diversos” |
| Marca, numeração e referência dos volumes (IV) | Como as caixas serão identificadas |
| Quantidade e espécie dos volumes (V) | Número de caixas, pallets ou fardos |
| Peso bruto e peso líquido (VI e VII) | Coerentes com o packing list |
| Países de origem, aquisição e procedência (VIII a X) | Onde o produto é feito e de onde sai |
| Preço unitário e total, descontos (XI) | Conta conferida, moeda indicada |
| Custo de transporte e demais despesas (XII) | O que está ou não incluído no preço |
| Condições e moeda de pagamento (XIII) | Percentual antecipado, saldo e prazo |
| Incoterm (XIV) | O termo e o local (por exemplo, FOB e o porto de embarque) |
Além dos campos da futura fatura, confira na proforma:
- Dados bancários: beneficiário, banco, código SWIFT e conta, conferidos nos cinco passos abaixo. Mudança de conta “de última hora” por e-mail é um sinal clássico de golpe.
- Prazo de produção e de embarque.
- Validade da proposta.
- Especificações técnicas e de embalagem acordadas (cor, voltagem, rotulagem, idioma do manual).
- Responsabilidades em caso de defeito ou atraso, quando houver.
Como conferir os dados bancários antes de pagar:
- Confira o beneficiário com a proforma, com a identidade do exportador (razão social, endereço, registro) e com os demais documentos da negociação.
- Se houver divergência entre o beneficiário e o exportador, peça justificativa por escrito e documentação da relação entre as partes (por exemplo, empresa do mesmo grupo ou trading que fatura a venda).
- Confirme os dados por um canal independente e previamente conhecido (telefone ou contato já usado antes, não o que veio na mensagem com os dados novos).
- Não transfira a terceiros com base apenas em explicação informal, como um e-mail ou mensagem pedindo para pagar outra empresa.
- Lembre que a diferença de nomes, isoladamente, não prova fraude nem impede uma operação legítima; ela exige verificação.
Modelo comentado de proforma invoice
Exemplo hipotético. Empresas, produto, valores e condições abaixo foram inventados para ilustrar o formato.
| Campo | Conteúdo do exemplo | Comentário |
|---|---|---|
| Proforma nº / data | PI-2026-0187 / 05/10/2026 | Numeração para rastrear versões |
| Exportador | Fabricante hipotético Co., Ltd., endereço completo na China | Conferir com o beneficiário da conta de recebimento e com os demais documentos |
| Importador | Empresa hipotética Ltda., CNPJ e endereço completo no Brasil | Igual ao cadastro |
| Produto | Luminária de mesa em alumínio, LED, 220 V, modelo A | Descrição técnica, não só comercial |
| Quantidade | 500 unidades em 50 caixas | Bate com o packing list futuro |
| Preço unitário | US$ 8,40 | — |
| Total | US$ 4.200,00 | 500 × US$ 8,40 |
| Incoterm | FOB Ningbo (Incoterms 2020) | Define até onde o vendedor responde |
| Pagamento | 30% antecipado (US$ 1.260,00) e 70% antes da liberação dos documentos de embarque (US$ 2.940,00) | Condição negociada, não padrão |
| Prazo | Produção em 30 dias após o adiantamento | — |
| Validade | 15 dias | Depois disso, preço e prazo podem mudar |
| Dados bancários | Beneficiário: o próprio exportador | Confirmar por canal independente e previamente conhecido; divergência exige justificativa documentada |
Simulação hipotética em reais, com câmbio fictício de R$ 5,40: o total de US$ 4.200,00 equivale a R$ 22.680,00; o adiantamento, a R$ 6.804,00; e o saldo, a R$ 15.876,00. O câmbio real é o do dia de cada remessa, e o banco cobra as tarifas previstas no contrato de câmbio. A operação de câmbio realizada para pagamento de bens importados é isenta do IOF (Decreto nº 6.306/2007, art. 16, I).
Para acompanhar mais conteúdos sobre fornecedores, importação e empreendedorismo, conheça o trabalho de Gustavo Frajo no Instagram: @gusfrajo.
Condições de pagamento mais comuns na proforma
A proforma é o documento que deixa a condição de pagamento por escrito. As mais vistas:
| Condição | Como funciona | Risco maior para |
|---|---|---|
| Pagamento antecipado total | Paga tudo antes da produção | Importador |
| Antecipado parcial + saldo antes do embarque | Parte antes, parte com a mercadoria pronta | Importador, menor que o total |
| Antecipado parcial + saldo contra cópia dos documentos | Saldo pago ao receber a cópia do conhecimento de embarque | Equilíbrio entre as partes |
| Carta de crédito | O banco paga contra documentos conformes | Ambos, com custo bancário |
| Pagamento por plataforma com proteção | O pedido e o pagamento ficam registrados na plataforma | Depende das regras da plataforma |
No Alibaba, o principal canal de compra de fábricas chinesas, o pedido pode ser formalizado na própria plataforma, e programas de proteção do comprador têm regras, prazos e exigências próprias: uma reclamação é analisada e decidida pela plataforma, não é reembolso automático. Leia as regras vigentes antes de escolher a forma de pagamento.
Proforma com divergência: o que fazer
Divergência entre proforma, fatura e packing list é um dos motivos mais comuns de atraso no despacho. Se a proforma estiver errada, peça nova versão antes de pagar. Se a divergência aparecer só depois, na fatura comercial:
| Situação | Caminho |
|---|---|
| Erro de digitação percebido antes do embarque | Pedir fatura corrigida ao exportador |
| Emendas ou ressalvas na fatura | Devem ser autenticadas pelo exportador (RA, art. 557, parágrafo único) |
| Fatura não apresentada em via original | Interrompe o curso do despacho (RA, art. 570, § 1º, I, conforme a página da Receita) |
| Descrição genérica ou valor incoerente | Pode gerar exigência fiscal no despacho; corrija antes do embarque com o despachante |
Passo a passo: da cotação à fatura comercial
- Peça cotações por escrito a mais de um fornecedor. Propósito: comparar condições equivalentes. Cuidados: peça o mesmo Incoterm, a mesma quantidade e a mesma especificação para todos.
- Negocie e peça a proforma. Propósito: ter a proposta formal. Cuidados: confira a razão social, a descrição técnica e o Incoterm.
- Confira a proforma campo a campo. Propósito: evitar divergência futura. Cuidados: use a tabela do art. 557 como roteiro.
- Valide os dados bancários por outro canal. Propósito: reduzir o risco de fraude. Cuidados: desconfie de troca de conta por e-mail.
- Aprove e pague conforme a condição combinada. Propósito: iniciar a produção. Cuidados: guarde a proforma aprovada e o contrato de câmbio.
- Peça os rascunhos da fatura comercial e do packing list antes do embarque. Propósito: conferir antes de a carga sair. Cuidados: valores, pesos e descrições iguais aos da proforma aprovada.
- Envie os documentos ao despachante. Propósito: preparar o despacho. Cuidados: a fatura comercial original deve estar assinada pelo exportador.
Proforma, pedido de compra e contrato: qual é qual
Três documentos costumam aparecer na mesma negociação, e cada um tem um papel:
| Documento | Quem emite | Para que serve |
|---|---|---|
| Pedido de compra (purchase order) | Importador | Diz o que o comprador quer comprar, em que quantidade e condições |
| Proforma invoice | Exportador | Responde ao pedido com a proposta formal de venda e os dados de pagamento |
| Contrato de compra e venda | Ambos | Regula a relação em detalhe: qualidade, prazos, penalidades, foro, garantias |
Em compras simples, a proforma aprovada costuma fazer o papel de contrato. Em compras maiores, recorrentes ou com especificação técnica complexa, um contrato separado dá mais segurança, quando viável. O que não pode acontecer é os três documentos dizerem coisas diferentes.
Proforma invoice na exportação
Quando a empresa brasileira é a vendedora, a lógica se inverte: ela emite a proforma para o cliente no exterior, com os dados da sua mercadoria, preço, Incoterm e conta para recebimento. Os cuidados são os mesmos: descrição completa, Incoterm com o local, condições de pagamento por escrito e coerência com a fatura comercial que será emitida no embarque. As regras de documentação da exportação brasileira têm normas próprias; confirme com o despachante.
Versões da proforma: como controlar
Negociações longas geram várias proformas. Para não pagar com base na versão errada:
- Peça número e data em cada versão. Propósito: identificar a proforma sem ambiguidade. Cuidados: versões sem número são difíceis de rastrear.
- Compare a nova versão com a anterior. Propósito: ver o que mudou. Cuidados: mudanças em preço, quantidade, Incoterm ou conta bancária exigem atenção redobrada.
- Registre a aprovação da versão final. Propósito: ter a referência do acordo. Cuidados: uma resposta por escrito com o número da proforma basta.
- Use a versão aprovada para conferir a fatura comercial. Propósito: fechar o ciclo. Cuidados: diferenças precisam de explicação documentada.
Como pedir a proforma ao fornecedor
Uma mensagem objetiva evita idas e vindas. Os pontos que vale pedir de uma vez:
- razão social e endereço completos do exportador e do importador;
- descrição técnica de cada item, com modelo, material e dimensões;
- quantidade, preço unitário, total e moeda;
- Incoterm com o local;
- condição de pagamento e dados bancários;
- prazo de produção, prazo de embarque e validade da proposta;
- peso bruto, peso líquido, número de volumes e medidas estimados.
Com essas informações, o agente de carga consegue cotar o frete, e o despachante consegue estimar tributos e despesas antes do pagamento.
Por que a descrição da proforma importa no despacho
A descrição combinada na proforma vira a descrição da fatura comercial, que alimenta a declaração de importação e a classificação fiscal do produto. A multa de 1% do valor aduaneiro por informação omitida, inexata ou incompleta (RA, art. 711, III) perdeu a base legal com a revogação do art. 84 da MP nº 2.158-35/2001 e do art. 69 da Lei nº 10.833/2003 pela Lei Complementar nº 227/2026 (art. 181, II e III). Mesmo assim, a descrição completa da mercadoria, com as características necessárias à classificação fiscal, espécie, marca comercial e modelo, continua essencial para a classificação e para o controle aduaneiro. Se a informação inexata resultar em imposto pago a menor, a fiscalização cobra a diferença com juros e pode aplicar multa de ofício, em regra de 75% sobre a diferença (Lei nº 9.430/1996, art. 44, I), com reduções legais se o débito for pago, compensado ou parcelado no prazo após a notificação (Lei nº 8.218/1991, art. 6º).
Na prática, isso significa pedir ao fornecedor, já na proforma, uma descrição que permita classificar o produto: material, função, modo de funcionamento, dimensões e modelo. Uma descrição como “acessórios diversos” pode parecer suficiente para o pagamento, mas não serve para o despacho. A classificação e o enquadramento finais são feitos com o despachante, a partir da documentação técnica.
| Descrição fraca | Descrição útil (exemplo hipotético) |
|---|---|
| Lamp | Luminária de mesa, corpo em alumínio, iluminação LED integrada, 220 V, 8 W, modelo A |
| Kitchen tools | Conjunto de 3 espátulas de silicone com cabo de madeira, uso doméstico |
| Parts | Engrenagem de aço para redutor de velocidade, diâmetro de 80 mm |
As alíquotas, taxas e regras tributárias podem sofrer alterações. Antes de importar, consulte a legislação vigente e confirme os valores aplicáveis com seu despachante aduaneiro.
Erros comuns com a proforma invoice
- Pagar sem conferir o beneficiário com a proforma, a identidade do exportador e os demais documentos, ou pagar a terceiro com base em explicação informal.
- Descrição genérica do produto, que depois vira problema na classificação e na conferência.
- Incoterm sem o local (“FOB” sem o porto).
- Pesos e volumes “estimados” que não batem com o packing list.
- Não guardar a versão aprovada e perder a referência do acordo.
- Tratar a proforma como fatura comercial no despacho.
Riscos e como decidir
A proforma não protege sozinha. O que reduz o risco é o conjunto: fornecedor avaliado, proforma conferida, condição de pagamento compatível com o histórico da relação e documentos de embarque coerentes. Em primeiras compras com um fornecedor, condições com parte do pagamento contra documentos ou intermediadas por plataforma tendem a equilibrar o risco, quando viável. Em qualquer caso, o pagamento antecipado ao exterior é sempre um risco de crédito: avalie quanto você pode perder antes de pagar.
Nos dados bancários, o risco mais comum é o pagamento a uma conta errada ou fraudada. Se o beneficiário for diferente do exportador, peça justificativa e documentação da relação entre as partes e confirme os dados por um canal independente e previamente conhecido. A diferença de nomes, sozinha, não prova fraude nem impede uma operação legítima, mas não pague a terceiros com base apenas em explicação informal.
Checklist da proforma invoice
- ☐ Beneficiário bancário conferido com a proforma, a identidade do exportador e os demais documentos; divergência justificada e documentada
- ☐ Importador com razão social e endereço iguais ao CNPJ
- ☐ Descrição técnica completa de cada produto
- ☐ Quantidade, preço unitário e total conferidos
- ☐ Incoterm com o local
- ☐ Condição e moeda de pagamento por escrito
- ☐ Prazo de produção e validade da proposta
- ☐ Pesos e volumes coerentes com o futuro packing list
- ☐ Dados bancários confirmados por canal independente e previamente conhecido; nenhum pagamento a terceiro com base em explicação informal
- ☐ Versão aprovada guardada
Perguntas frequentes
O que é proforma invoice?
É a fatura preliminar emitida pelo exportador antes do embarque, com produtos, preços, condições e dados de pagamento.
Quem emite a proforma invoice?
O exportador, que é o vendedor estrangeiro.
Qual é a diferença entre invoice e proforma invoice?
A proforma é a proposta ou confirmação do pedido, antes do embarque; a commercial invoice é a fatura da venda realizada e instrui a declaração de importação.
A proforma serve para o despacho aduaneiro?
Não. A declaração de importação é instruída com a via original da fatura comercial assinada pelo exportador (RA, art. 553, II).
Posso pagar o fornecedor com base na proforma?
É o uso mais comum, desde que você tenha conferido os dados e a condição de pagamento combinada.
A proforma pode ser alterada?
Sim, antes do acordo final. Cada alteração deve gerar uma nova versão, e a aprovada deve ser guardada.
O que é fatura proforma em português?
É o mesmo documento: “fatura proforma” é a tradução de proforma invoice.
A proforma precisa ser assinada?
Não há regra legal específica, mas a assinatura de aprovação do importador ajuda a registrar o acordo.
A proforma tem validade?
Tem a validade que o exportador indicar. Depois dela, preço, câmbio de referência e prazos podem ser revistos; peça uma nova versão.
A proforma precisa estar em português?
Para o despacho, não há exigência para a proforma. No pleito de ex-tarifário, porém, a proforma e os catálogos originais devem ser apresentados traduzidos quando não escritos em português (Res. Gecex nº 512/2023, art. 4º, III). A fatura comercial pode ser exigida com tradução, a critério da autoridade aduaneira, se não estiver em português ou idioma oficial do GATT (RA, art. 557, III).
Para continuar aprendendo
- Como encontrar fornecedor na China: como escolher de quem receber a proforma.
- Como importar da China: o caminho completo, do pedido à entrega.
Para acompanhar mais conteúdos sobre fornecedores, importação e empreendedorismo, conheça o trabalho de Gustavo Frajo no Instagram: @gusfrajo.
Sobre o autor: Gustavo Frajo atua com importação direta da China há aproximadamente três anos, possui experiência prática em negociação com fabricantes internacionais, logística e comércio eletrônico e compartilha conhecimentos sobre importação e empreendedorismo. Acompanhe no Instagram: @gusfrajo.
Fontes
| Número ou regra citada | Tipo | Fonte (link) | Consulta | Validade |
|---|---|---|---|---|
| Declaração instruída com via original do conhecimento e da fatura comercial (art. 553); indicações da fatura (art. 557); emendas autenticadas (art. 557, parágrafo único) | Norma oficial | Decreto nº 6.759/2009 — Regulamento Aduaneiro (Planalto) | 13/10/2026 | Em vigor, com alterações |
| Revogação do art. 84 da MP nº 2.158-35/2001 e do art. 69 da Lei nº 10.833/2003, base da multa de 1% do RA, art. 711 (art. 181, II e III) | Norma oficial | Lei Complementar nº 227/2026 (Planalto) | 22/10/2026 | Em vigor desde a publicação (DOU de 14/01/2026) |
| Multa de ofício de 75% sobre a totalidade ou a diferença do imposto, nos casos de lançamento de ofício por falta de pagamento ou declaração inexata (art. 44, I) | Norma oficial | Lei nº 9.430/1996 (Planalto) | 22/10/2026 | Em vigor, com alterações |
| Reduções da multa de lançamento de ofício: 50% ou 30% com pagamento ou compensação, 40% ou 20% com parcelamento, conforme o prazo após a notificação (art. 6º) | Norma oficial | Lei nº 8.218/1991 (Planalto) | 22/10/2026 | Em vigor, com alterações |
| Isenção do IOF na operação de câmbio realizada para pagamento de bens importados (art. 16, I) | Norma oficial | Decreto nº 6.306/2007 — Regulamento do IOF (Planalto) | 22/10/2026 | Em vigor, com alterações |
| Fatura original assinada pelo exportador ou seu representante legal (RA, art. 553, II, c/c IN SRF nº 680/2006, art. 18, e ADI RFB nº 14/2007); primeira via eletrônica aceita com indicação expressa (RA, art. 559); ausência interrompe o despacho (RA, art. 570, § 1º, I) | Orientação oficial (página atualizada em 18/05/2026) | Receita Federal — Fatura Comercial | 13/10/2026 | Página vigente na consulta |
| Documentos instrutivos, packing list “quando aplicável” | Orientação oficial | Receita Federal — Documentos instrutivos: Considerações Gerais | 13/10/2026 | Página vigente na consulta |
| Fatura proforma exigida no pleito de ex-tarifário, traduzida quando não escrita em português (Res. Gecex nº 512/2023, art. 4º, III) | Orientação oficial | MDIC — Ex-tarifário: Perguntas Frequentes | 22/10/2026 | Página atualizada em 05/05/2026 |
| Remessas ao exterior pelo mercado de câmbio | Norma oficial | Lei nº 14.286/2021 (Planalto) | 13/10/2026 | Em vigor |
| Pedido de 500 unidades a US$ 8,40, pagamento 30/70, câmbio de R$ 5,40 | Hipótese | Simulação do autor | — | — |
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